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安徽农业大学经济技术学院档案管理办法

发布日期:2014-09-19 03:35:00

行字〔20148

第一章 总  

第一条  为加强我院档案工作,统一管理学院各类档案,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》,结合我工作实际,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指我从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案反映学创办、建设与发展的全过程,是全师生员工劳动成果和智慧的结晶,是检查教学工作质量、评价科研成果、考核教师和其他各类人员、衡量学管理水平以及编史修志的重要依据,具有重要的凭证价值和参考作用。因此,档案工作是学一项重要的基础性工作纳入学整体发展规划和相关管理制度。

第四条  档案工作实行各类档案集中统一管理制度,维护档案的完整与安全,便于学各方面利用。档案馆既是学档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本档案资料的业务机构,其业务接受安徽省教育厅、安徽省档案局的指导、监督与检查。

第二章 机构设置与人员配备管理职责

第五条档案工作由长领导,分管领导协助长负责档案工作,其主要职责

(一)贯彻执行国家和省关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学整体发展规划,促进档案事业与学其他工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的学档案机构,人员配备档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定学档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

学院成立档案馆,其管理职责是:

(一)贯彻执行国家和省有关档案工作的法律、法规和方针政策,综合规划学院的档案工作;拟订学档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(二)指导、监督、检查内各单位归档材料的立卷归档工作,业务上领导校内各档案分室;对学校所属机构的档案工作进行监督和指导;

(三)负责对全不同载体的各类归档材料及重要资料的接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管工作;

(四)编制档案检索工具,编研、出版档案史料,积极开发档案信息资源;组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(五)做好档案保护工作,确保档案的完整和安全,延长档案使用寿命;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)建立健全学档案工作网络,负责对全专、兼职档案员进行业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)积极开展档案学术研究和交流活动;

 学档案馆馆长应当具备以下条件:

(一)热档案事业,应具有高级专业技术职务任职经历;

(二)有较强的组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;

(三)精力充沛,身体健康。

 档案馆配备适应档案工作需要专职档案员。档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案人员一般应具有国民教育系列本科及以上学历。在专职档案工作人员中实行专业技术职务聘任制,享受学教学、科研和管理人员同等待遇。

建立一个完整、高效的档案工作网络。各教学单位、机关各部门必须明确1名分管本单位档案工作负责人和1-2名兼职档案员。各单位将档案工作纳入本单位和兼职档案员的岗位职责,保障兼职档案员完成档案工作必需的时间和条件,并作为年度考核的一项重要内容,督促兼职档案员将本单位应归档的文件材料按时向校档案馆移交。各单位兼职档案员应保持相对稳定,负责本单位文件材料的收集、整理、立卷和归档,主动接受校档案馆的业务指导和督促检查,确保归档文件材料的完整、准确和系统。

为加强对档案工作的统一领导,学成立由长为主任委员、分管领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的档案工作委员会,作为全档案工作的协调机构。委员会办公室设在档案馆。

章 条件保障

十一将档案工作所需经费单独立项,列入学预算,保证档案工作的需求。

第十  学对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

对涉密档案、声像、电子等特殊载体档案,按规定设置专门库房、配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。确保档案库房自成体系,库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间,适应今后二十年档案保管的需要。

第十  学逐步增设专项经费,为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学数字化校园建设同步进行。

章 档案的管理

第十  学坚持建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,提高我档案管理水平。档案工作与学校各项工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十条  建立和完善纸质档案材料和各种载体档案材料同步归档制度。文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学院董事会和学院行政工作的各种重要会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类:主要包括学培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践教学研究和教学督导等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)及《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)执行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括学在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括学编辑出版的学报、其他学术刊物及本出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括学派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》(财会字〔1999〕691号)执行。

    (十)人事类:纳入学院管理的教职工人事档案按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)执行。

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十  学实行档案材料形成单位(部门)、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的兼职档案员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学档案馆移交。

第十  学校内部机构调整合并、分立、撤销或产生其他变动时,机构负责人和相关工作人员必须区别情况,依法、合理处置档案后才能离开岗位。

第十  内单位与外其他单位分工协作完成的项目,我档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,内单位应当将复制件送交我档案馆保存。

第十条  教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等公务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向所在单位报送后,向档案馆移交集中统一管理,任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,学档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

鼓励个人,特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案,以捐赠或代管的方式交校档案馆保存,学给予适当奖励。

二十  在学各项活动中形成的,或者在学